Юрий ХАЛТИН,

генеральный директор ООО "Бизнес Сервис Провайдер"

Иногда мы, работая в программах семейства "1С:Підприємство", то забываем провести какую-либо операцию, то документы поздно принесут. а их нужно провести именно в этом месяце, то находим ошибку и т.п. И не всегда достаточно просто изменить сальдо на определенном счете. Оказывается, многие расчеты дублируются на забалансовых счетах и регистрах.

Как правильно изменить состояние счетов, если уже перебраны все варианты и никаким другим способом, кроме как ручной операцией, сделать этого нельзя?

Что нужно знать при использовании ручных проводок в 1С:Підприємстві 8.1.

   Тема, которую я сегодня хочу затронуть связана с ручными операциями. Если в системе нет нужного документа или Вы не знаете, как именно что-то сделать, в программе всегда можно сделать ручные проводки. В чем же их благо и опасность?

С одной стороны, Вы не привязываетесь к ограничениям системы. Например, у Вас есть какая-то очень специфическая бухгалтерская операция, которую программа не реализует в типовой конфигурации. Да взять хотя бы ту же «Бухгалтерскую справку», на основании которой Вы проводите определенные операции. Применив ручную проводку, Вы всегда сможете получить нужные обороты по счетам и правильное их состояние.

Однако, при использовании ручных операций, нужно хорошо понимать, какая информация должна быть на счетах учета и какую аналитику считывает система для работы. Так, если мы говорим о конфигурации «Бухгалтерський облік для України 7.7», то здесь примером может быть внесение остатков по основным средствам. Такой операции в конфигурации изначально не предусмотрено. При внесении основных средств, нужно знать, что бухгалтерский учет ведется на балансовых счетах класса 10. При этом обязательно должна быть указана аналитика. У меня лично были случаи, когда клиент просто решил увеличить счет 10 без аналитики. А потом удивлялся, почему у него «не идет» амортизация.

Так что, с одной стороны ручная проводка – очень удобно, с другой стороны – это некий дополнительный риск допустить ошибку. Если взять ту же комплексную конфигурацию «семерки?», то в ней ни в коем случае нельзя ручными операциями менять состояние к примеру субсчетов 631 и 281 (это не полный перечень счетов) при включенном участке «торговля». Во-первых, субсчет 281 в комплексной версии программы изначально ведется без аналитики, во-вторых, все торговые операции при включенной «торговле» считывают информацию не из субсчета 281, а из, так называемых, «регистров оперативного учета». А их вы вручную поменять не можете. Теоретически, Вы можете добавить или отнять определенную сумму на субсчете 281, но подсистема «торговли» ничего об этой сумме не будет знать. Она будет видеть те товары и те суммы, которые внесены корректными документами и проведены по этим самым «регистрам». То же касается и взаиморасчетов при включенном участке «торговля». Когда Вы исправите взаиморасчеты ручными проводками, на счетах информация изменится, но система этих изменений не увидит, а увидит только то, что внесено корректными документами. Так что перед созданием ручных проводок очень рекомендую вникнуть, как именно правильно ее построить и возможно ли это, вообще, корректно исправить с помощью ручной проводки.

   Что касается «восьмой» бухгалтерии, то здесь ситуация сходная. Например, мы корректируем субсчет 361, указываем «контрагента» и очень часто забываем указать вторую аналитику – «договор» (а также третью аналитику – «расчетный документ», если он используется). И программа при этом начинает некорректно работать. Более того, если корректируем кредит субсчета 361, то нужно не забыть откорректировать дебет субсчета 643, так он отображает предоплаченное налоговое обязательство. Если мы сторнируем субсчет 361, то нужно сторнировать и субсчет 643. Бухгалтера, как правило, корректируют только субсчет 361, а потом удивляются, почему программа не правильно считает НДС. Это, кстати, еще одна причина, почему «восьмерка» имеет плохой имидж. Потому, что много кто просто начинает в ней работать, а мало кто учится с ней работать.

Обращаю Ваше внимание, что регистра «Взаиморасчетов», как в комплексной «семерке», в «восьмой» бухгалтерии нет. Тем не менее, появились новые «Регистры накопления» по учету НДС. Хорошая новость в том, что в «восьмерке», в отличие от «семерки», Вы можете самостоятельно откорректировать регистры накопления. Об этом – дальше.

Итак, непосредственно, где производить ручную операцию в »восьмерке»?. Можно использовать  документ «операция». Находится он в главном меню «Операции»- «операции, введенные вручную». Данный документ позволяет делать движения только по бухгалтерскому и налоговому плану счетов. Документ может использоваться для 50% корректировок (счета «40», «90», «91», «92», «80», «79» и т.д. - эти счета не связаны с «регистрами накопления»). Однако, если мы корректируем счета которые связанны с регистрами (счет «10», счета НДС, зарплатные счета, учет товаров в налоговом учете), мы не должны забыть о корректировке этих регистров!!! Для этого используем другой документ, который называется «Корректировка записей регистров». Понять какой из «регистров накопления» нужно отредактировать, мы можем, просмотрев движения документов, которые формируют проводки в тех же подсистемах.

Например, мы провели входящее платежное поручение. Оно построило проводки, а так же движение по «регистрам накопления»: «Продажи», «Налоговый учет» и «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж». Значит, если мы будем корректировать счет 36, то нужно:

1) не забыть все аналитики;

2) построить проводку на субсчет 643;

3) откорректировать «регистры накопления».

Также, есть автоматический способ создания проводок «сторно» и записей регистров. Находится это автоматическое заполнение на первой закладке документа «Корректировка записей регистров». Это самый удобный способ корректировки.

Кстати, в «восьмой» бухгалтерии есть уникальная возможность откорректировать проводки и регистры прямо в документе - это очень полезная вещь. К сожалению, нами замечено, что многие бухгалтера ее не правильно используют. Эту возможность чаще всего используют для получения правильных проводок, а чаще всего нужно не откорректировать проводки, а правильно заполнить реквизиты документа. Данная возможность должна использоваться в исключительных случаях и с пониманием, что именно мы делаем.

В небольшой статье, конечно, всего не опишешь, что хотелось бы, но я надеюсь, что теперь Вы будете более осознанно пользоваться ручными проводками. Также, надеюсь, что если программа будет неправильно что-нибудь считать, Вы вначале перепроверите свои ручные проводки, а потом уже будете делать выводы о неправильной работе программы. Желаю Вам правильного корректного учета и удачи!