Новости

Не хочу работать?!

Не всякое продолжение есть развитие.

Балътасар Грасиан-и-Моралес

 

Не хочу работать?!

Решение управленческих задач с помощью семейства программ "1С:Підприємство"

Юрий ХАЛТИН,

генеральный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»

 

Я управленец. Мне ужасно надоела текучка. Одно и то же каждый день… Голова идет кругом. Вот потому мы и разработали свое практичное дополнение к учетной системе, которое позволяет контролировать выполнение большинства задач нашего предприятия без вмешательства с моей стороны. Оцените и примерьте к своей компании.

 

Вначале было страшно….

В данной статье хотелось бы поговорить об экономических изменениях, об их влиянии на развитие компаний, а также о решениях, которые я предлагаю в такой ситуации.

Начну с себя, так как экономические изменения коснулись и моей деятельности — автоматизации предприятий средствами программ семейства "1С:Підприємство". У нас несколько дней не было ни одного звонка. Я приходил в офис и практически бездельничал. Наступило какое-то оцепенение. Оценивая свои планы, которые строил до этих перемен, я понимал, что они теперь ничего не стоят. Думал о том, что не успел сделать, о том, что я совсем не тем занимался и совершенно не готов к данной ситуации. Менеджер по работе с клиентами ежедневно докладывал мне, что все клиенты буквально в один голос твердят, что их начальство снижает расходы и тратит деньги только на самое необходимое. Тогда я сожалел, что не занимаюсь канцелярией (на тот момент мне казалось, что без бумаги уж точно не обойтись). На протяжении недели не было ни одного заказа. При этом те редкие клиенты, которые все же звонили в офис, просили либо переслать им по Интернету бесплатное обновление, либо приехать и бесплатно исправить ошибки. Мы с партнером начали задумываться о том, кого и когда сокращать. Решили, что наступило то невеселое время, когда нам придется не управлять компанией, а снова самим обслуживать клиентов…

Вдруг меня осенило: «Если взять всех клиентов в городе Киеве, которые заказывают подобного рода услуги — нам будет достаточно! При этом на всех клиентов может не хватить нас! Значит, если грамотно подойти к вопросу, можно не только не сокращаться, а даже расширяться». Оптимистическая мысль, но для ее реализации предстояло еще многое сделать.

 

Амбициозное решение

Во-первых, я осознал, что развитие компании зависит только от меня. В данной ситуации существует несколько путей. Один из них — пассивный, когда компания сама по себе постепенно растет, клиенты приходят по рекомендации и, со временем, о компании узнают все больше людей. Однако в новых условиях этого совершенно недостаточно, так как рынок значительно уменьшился. Для того чтобы оставаться на плаву, необходимо обеспечить компании рост в динамике, а не пассивный путь. Таким образом, вопреки всем тенденциям рынка и экономической ситуации, нами было принято амбициозное решение никого не сокращать, а наоборот — расширяться. Положительный момент заключается в том, что сотрудники стали намного лояльнее относиться к компании, больше держаться за свое место, что приятно меня удивило и дало возможность передать им большую часть своих функций. Ведь теперь я просто не имею права заниматься чем попало J. На этой волне я начал конструктивнее оценивать свою собственную эффективность. Тот факт, что кризис коснулся и  наших вип-заказчиков, у которых уже не было возможности заказывать столько разработок, как раньше, мне очень помог освободить себя для развития компании. По сути, я где-то даже благодарен экономическим изменениям, ведь без них я, наверное, до сих пор бы погрязал в текучке, а не занимался своей основной функцией — развитием.

В настоящее время наши заказчики поделились на два лагеря. Первый — это люди, которые максимально сократили свой штат, экономят деньги на всем, в том числе на автоматизации, чем закрыли для своей компании любую возможность роста. В итоге — всегда заняты, всегда мотаются, времени на развитие нет. Вторые — сократили бесперспективных стажеров и самый ненужный персонал. Задали себе конкретный вопрос: «А что каждый сотрудник может сделать уже сейчас, а не через 2—3 месяца?» Продолжают управлять процессом и понимают, что если раньше оборот позволял легкомысленно относиться к эффективности, теперь все не так. Необходимо соотносить доходы с расходами, менее легкомысленно раскидываться деньгами. Такие люди, если еще не внедрили систему учета на предприятии, то начинают к этому целенаправленно стремиться. Некоторые, правда, продолжают использовать промежуточный вариант — Excel.… На мой взгляд, в текущей ситуации — это очень дорого. Слишком много времени тратится сотрудниками на выборку нужной информации и очень легко ошибиться в конечной выборке. К тому же, для того чтобы привести все в надлежащий вид понадобится неизвестное количество времени.

 

Проблема контроля

Итак, какие конкретно шаги я предпринял для того, чтобы повысить эффективность работы компании? Я освободил свое время, передав большую часть функций своему персоналу. После чего передо мной возникла проблема контроля выполнения этих функций. Более того, я решил создать контролирующую себя бизнес-систему. Ведь откуда у меня время на контроль J?! Все что мне нужно — придумывать и реализовывать новые идеи, а потом передавать их на поток. Поэтому необходимо, чтобы моя бизнес-система сама следила за выполнением конкретных задач. Если я буду постоянно возвращаться к одному и тому же (а ведь большинство управленцев именно так и работает), что же я конструктивно буду успевать развивать? Как вообще преодолеть проблему, когда изо дня в день нужно заниматься одним и тем же? У меня, например, запланировано каждый месяц, в одни и те же числа, нанимать подрядчиков для раздачи рекламных листовок. Каждый вторник нужно размещать рекламу наших услуг в виде резюме на сайтах работ. Это простые и эффективные вещи, которыми занимаются назначенные ответственные люди. Потом с моего разрешения у сотрудника на это время появляется другая задача, вследствие чего он не сделал в этом месяце то, что положено. Шанс, что он продолжит делать работу, запланированную на следующую неделю без моих дополнительных напоминаний — минимальный. Это один из случаев. Будьте уверены, что если работник выполняет какое-либо задание, а вы не обращаете на это внимание, он перестанет этим заниматься, так как решит, что это не нужно. А вы же не обращаете внимания потому, что все идет по плану J. Итак, что мы можем сделать в данной ситуации? Когда в компании что-то не выполнилось, можно наложить штраф, можно накричать на сотрудника, можно пообещать уволить его. Все это будет действовать ровно месяц. Однако лучше, когда людей не приходится наказывать. Я считаю, что моя задача в том, чтобы все работало, а какими средствами — это уже не важно.

Мы с вами должны застраховать себя от проблем, связанных с тем, что кто-либо из сотрудников что-то забыл. Сейчас не время, чтобы из-за такой мелочи товар или услугу продал другой, более настойчивый менеджер вашего конкурента. Также, в моей практике нередки ситуации, когда даешь задание и не знаешь, выполнено оно или нет. Более того, потом не всегда помнишь об этом задании. Пробовали делать так, чтобы работники отчитывались. Определенное время это действует, а далее все забывается. Порой уже сам не замечаешь, что отчетов не приходит. Начинаешь злиться и расстраиваться, когда вспоминаешь это. Можно, конечно, успевать все отслеживать.… Но, как мне кажется, по-настоящему ценно то, что может происходить без вашего вмешательства и дополнительного поощрения. Ведь это малосовместимо с вашей задачей развития компании. Возможно, есть сотрудники, которые более ответственно подходят к делу и никогда ничего не забывают. Правда, на всех таких ценных работников уж точно не хватит, поэтому приходится работать с тем, что есть J.

 

Хорошие новости

Мы позаботились и сделали систему, позволяющую решать множество типичных и не очень задач. Таких как ежедневный контроль дебиторки и ее динамики, контроль контактов с клиентами, контроль необходимого минимального оборота и маржинального дохода, контроль расходов (выполнение бюджета) и многое другое…

Хотелось бы отдельно остановиться на задаче «поддержание контакта с клиентом». Компьютер может контролировать введено ли резюме контакта по каждому клиенту (встреча либо телефонный звонок) хотя бы раз в неделю или раз в две недели. Если их нет, это уже будет считаться сбоем в работе. На мой взгляд, эта система — то чего не хватает многим торговым компаниям для нормального функционирования.

Под словом «контролировать» я имею в виду, что компьютер будет сам сопоставлять плановые показатели с фактическими показателями и сообщать вам результат. Ежедневно  будет приходить по электронной почте отчет (можно чаще или реже — по вашему желанию), в котором будут показаны предупреждения (сбои) в работе. У меня, к примеру, в письме ежедневно приходит динамика дебиторки в целом. Если я хочу посмотреть детальнее, щелкаю в раздел «динамика дебиторки» и получаю информацию о клиентах, которые ее просрочили. Щелкаю на раздел задачи — смотрю какие задачи сгенерировала система (к примеру, система должна генерировать каждый месяц 10 числа задачу «подготовка к раздаче листовок») и какие выполнены в срок, какие нет, какие в процессе выполнения. Таким образом, я (в перспективе и вы) могу тратить минимальное время на рассмотрение текучки. Такие же отчеты приходят и сотрудникам, только им приходит не вся информация о компании, а те вопросы, по которым они ответственные. В случае, когда меня что-то не устраивает в отчете, я общаюсь с ними о тех изменениях, которые я хотел бы внести. Например, сотрудникам приходит динамика и дебиторка по их клиентам. Кстати, еще есть возможность за день до наступления дедлайна отправить сотруднику смс с напоминанием о том, что завтра (послезавтра) наступает срок по такой-то задаче. Также система может сразу на основании предупреждения без дополнительных вопросов начислять сотруднику штраф (по принципу, это не я плохой — это система такая) J.

Я понимаю, что все выше описанное заинтересует только тех людей, которые благодаря своему опыту пришли к этому сами. Для большинства же это покажется «слишком простым». Иногда наемные директора умышленно не автоматизируют некоторые участки бизнеса, так как боятся все наладить, ведь тогда они будут не нужны (они так думают).

Только не делайте ошибку, которую допускают многие: начинать автоматизацию компании с описания бизнес-процессов. Я предлагаю, наоборот, начать с малого и постепенно все наладить.

Наша система позволит большинству компаний прекратить бессмысленную работу самых ценных кадров — управленцев — и направить их время и опыт на динамичное развитие компании. А что в наше время может быть важнее?!