Юрий ХАЛТИН,

генеральный директор ООО "Бизнес Сервис Провайдер"

 

 

Как проверить себя? Нет ли в базе грубых ошибок или просто мелких помарок, которые трудно заметить самим, но легко заметит посторонний специалист? Как их исправить, если они обнаружены? К чему следует относиться внимательно? Пересортица аналитик. Насколько это страшно и как с этим бороться?

 

Внутренний аудит программы семейства "1С:Підприємство".

 

            Итак, что же такое внутренний аудит и чего мы можем с его помощью добиться? Во-первых, с помощью внутреннего аудита мы можем выявить ошибки в самом учете. Во-вторых, в учете ошибок может и не быть, но операции разнесены таким образом, что программа не понимает этих объектов учета. Это приводит к тому, что программа перестает считать какой-нибудь участок автоматически или считает с ошибками. Например, неправильно разнесены основные средства. В итоге, программа какую-то их часть не воспринимает и рассчитывает амортизацию только для части ОС, не подозревая о наличии других объектов. Все это постепенно, также приведет к ошибкам в учете.

 

Технологический отчет «анализ состояния бухгалтерского учета».

 

            Технологический отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета» позволяет автоматически выявить в учете некоторые неточности за выбранный Вами период. В «восьмерке» его можно вызвать меню «Отчеты». В «семерке» он спрятан несколько глубже. Его нужно вызывать через «Отчеты»-> «Бухгалтерия»-> «Регламентированные отчеты». Затем, в самом низу найти отчет «Технологический анализ бухгалтерского учета». Начнем с того, что отчет обнаруживает недопустимые корреспонденции между счетами учета. Например, отчет выявит списание со счета 23 «Производство» сразу на счет 28 «Товары», а не на счет 26 «Готовая продукция». Потренируйтесь, добавьте в него эту настройку самостоятельно. В настройках отчета изначально имеется набор корректных/некорректных корреспонденций, но Вы сами можете изменять этот список по своему усмотрению. Это что касается «восьмерки». В «семерке» механизм корректных проводок нужно искать не в самом отчете, а в меню «Операции»-> «Корректные проводки». Этот отчет, также, анализирует, закрыты ли все необходимые бухгалтерские счета за указанный период, а также, корректно ли пересчитаны валютные счета. Это и все что автоматически может выявить машина. Остальное Вам придется выявлять самостоятельно с помощью других отчетов.

 

Ручной аудит системы.

 

            Идем по плану счетов сверху вниз, начиная со вспомогательного счета «00» и заканчивая счетами 9 класса «Расходы деятельности».

Начинаем проверку нашей системы с проверки счета «00». Как известно, вспомогательный счет «00» служит для ввода остатков. Реже он служит для корректировки баланса в процессе работы. В процессе работы остаток этого счета должен равняться 0. Если на нем есть остаток, то у Вас не сойдется бухгалтерский баланс и учетная информация будет искажена. Могут быть две причины такого положения дел: не до конца были в свое время разнесены остатки по бухгалтерским счетам или некорректно использовался счет «00» для корректировки проводок. Решение проблемы – разнести сумму нулевого счета по другим, корректным счетам учета.

            Берем счета 10 класса «Основные средства», то есть счета 103 «Дома и сооружения», 104 «Машины и оборудование»….109 «Другие основные средства». Открываем по ним оборотно-сальдовые ведомости и смотрим в разрезе аналитик. Здесь мы проверяем, чтобы у нас не было кредитового сальдо. Далее проверяем, что на этих счетах учета присутствует вся аналитика, заложенная в плане счетов. В «восьмерке» на этих счетах только одна аналитика «Основные средства». В «семерке» - 2 аналитики, а именно,  «Место хранения» и «Необоротный актив». Те аналитики, что есть в каждой из программ не должны оставаться пустыми. Иначе программа будет работать некорректно. Также, смотрим отчет «Анализ счета» за период и проверяем правильность корреспонденций с 10 классом счетов - «Основные средства». Например, проводка Дт 106 Кт 631 – некорректна, и, соответственно, основные средства в программе неправильно разнесены. В отчете «Анализ счета» делаем двойной щелчок на этой проводке на этой некорректной проводке и программа направит нас в хозяйственную операцию, в которой не правильно отражена эта проводка.

            Можно, также, проверить счет 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Если политикой предприятия применяется 100% износ малоценных необоротных активов, то дебетовое сальдо по счету 112 «Малоценные необоротные материальные активы» должно быть равным кредитовому сальдо по счету 132 «Износ других необоротных материальных активов». Если применяется 50% износ, то корреляция та же, за исключением того, что на 132 счете должна быть половина от суммы 112 счета.

Далее, берем группу счетов под номером 20 «Производственные запасы». Здесь используется тот же принцип, как и в счетах 10 класса «Основные средства». Открываем оборотно–сальдовую ведомость и проверяем корректность остатков в разрезе аналитик. На данном счете часто встречается ошибка неправильного сальдо в разрезе аналитик. Возникает она, в основном, по причине непоследовательности перепроведения документов задним числом. А именно, перепроведении приходных документов, и не перепроведении расходных документов. Например, купили пачку бумаги у поставщика и списали ее. В момент оприходования бумаги, цена на нее была неопределена и бухгалтер временно установил 50 грн. в качестве ее себестоимости. Затем, как часто бывает, получили от поставщика документы и немного другую цену на бумагу, чем ожидалось – 55 грн. Приходный документ бухгалтер исправил, а списание перепровести забыл. В итоге, на 20 счете висит сумма 5 грн. и количество – 0. Если бы стоимость на бумагу, наоборот, упала, то на 20 счете мы увидели бы отрицательную сумму и количество – 0.  Так же как и со счетом 10, отчетом «Анализ счета» проверяем корректность корреспонденций. Если ежемесячно запускать данный отчет и находить с его помощью в учете неточности, то чаще всего Вам будет помогать последовательное перепроведение документов без какого-либо другого Вашего вмешательства.

            Далее, наш с Вами внутренний аудит будет касаться счета 30 «Касса» и счета 31 «Расчетные счета в банках». Помним, что правильно разнесенный банк и правильно разнесенная касса - это 50% бухгалтерии. Итак, развернем по этим счетам отчет «Журнал ордер по счету», который раскроем в разрезе каждого операционного дня. На что нам следует обратить внимание в «журнале ордере по счету»? Во-первых, у счета 31 «Расчетные счета в банках» не должно присутствовать аналитики «касса», и соответственно, наоборот, в счете 30 «Касса» – не должно присутствовать аналитики «расчетный счет». Данная ошибка возникает при неправильном разнесении «Расходного кассового ордера» и «Приходного кассового ордера», а также при неправильном разнесении банковских выписок. При наличии таких ошибок, пользователи программы иногда удивляются, что у них не хватает денег в кассе. Во-вторых, так как мы развернули журнал-ордер по операционным дням, то нужно убедиться, чтобы сальдо на конец каждого дня должно быть только дебетовое! В-третьих, в журнале-ордере мы можем наблюдать корреспонденции с другими счетами, соответственно можем проанализировать корректность этих корреспонденций. Например, если мы видим в журнале-ордере, что Кт 31 счета корреспондирует с Дт 15 счета «Капитальные инвестиции», то это ошибка. С помощью двойного клика мышки мы попадем в соответствующую хозяйственную операцию и исправим ее. Кроме прочего, нужно обязательно сверить сальдо на начало и конец периода с бумажной банковской выпиской из банка. Надеюсь, что это проверяют все.

            Вот мы и подошли к нашему любимому счету 36 «расчеты с покупателями и заказчиками». Часто слышим от клиентов, что программа не умеет отслеживать первое событие или, что она делает это неправильно…. Все ошибки связанные с этим можно увидеть здесь на этом счете. Рассказываю на примере «седьмой» бухгалтерии. Итак, открываем отчет «оборотно-сальдовая ведомость» и видим  аналитику «Контрагенты» и аналитику «Заказы». Заказами могут выступать различные документы, такие как договор, «Приходная накладная», «Счет входящий». Итак, самая распространенная ошибка, когда программа двоит валовые доходы и налоговое обязательство по НДС. Это происходит из-за расхождения аналитик по контрагенту в разрезе заказов. Эта ошибка появляется тогда, когда оплата прошла по «счету-фактуре» в аналитике «заказ», а отгрузка произошла по расходной накладной в той же аналитике. Такое состояние я называю «шахматка». То есть, мы видим корректное (нулевое) сальдо в разрезе контрагентов, а если контрагентов развернуть еще и по заказам, то по Дт и Кт мы увидим незакрытое сальдо с одинаковыми сумами. Это первый признак того что валовые доходы отражены в программе неправильно, счет 6415 «Расчет по другим налогам» и счет 643 «Предоплаченное налоговое обязательство», также, рассчитаны неправильно. Это, как Вы уже поняли, связано с тем, что программа обе эти операции провела как первые события разных операций. Будьте внимательны! Исправление простейшее - нужно в расходной накладной выбрать заказом «счет входящий», который был указан в банковской выписке  и перепровести документ. То же самое ищите и в «восьмерке». Принцип, в большинстве случаев, тот же. Правда, в восьмой бухгалтерии можно настроить автоматическую отслеживание первого события. То же самое можно настроить и в комплексной конфигурации «семерки» (не в «седьмой» бухгалтерии, а именно в комплексной «седьмой»).

Что еще можно проверить? Если предприятие оказывает услуги, или продает товар, которые облагаются НДС (причем, нет части, которая не облагается НДС), то Кт сальдо счета 36 «расчеты с покупателями и заказчиками» деленное на 6 должно давать нам Дт сальдо счета 643 «Предоплаченное налоговое обязательство».

Счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проверяется и работает по аналогии счета 36. Отличие состоит в том, что Дт сальдо делим на 6 и сверяем с Кт сальдо  счета 644 «Предоплаченный налоговый кредит».

Группа счетов 64 «Расчеты по налогами и платежам» проверяется после сверки счетов 36 и 64 (смотрим выше), а так же после сверки с налоговыми органами. Здесь нужно пройти проверку по таким налогам, как НДС, налог на прибыль, прочее и проверить сальдо.

Группа счетов 65 «Расчеты по страхованию» проверяются с помощью отчета «оборотная-сальдовая ведомость по счету». Здесь нужно проверить, а правильно ли разнесены аналитики. Например, на счете 651 «По пенсионному обеспечению» должна присутствовать аналитика связанная с пенсионным фондом, на счете 652 «По социальному страхованию» - аналитика связанная с социальным страхованием и т.д.

Счет 661 «Расчеты по заработной плате» нужно проверить с помощью «оборотно-сальдовой ведомости». Частая ошибка пользователей программі в том, что месяц начисления (в программе это аналитика) неправильно установлен в документе «Выплата заработной платы». Это приводит к появлению красного (отрицательного) сальдо на счете 661. Все это можно увидеть в оборотно-сальдовой ведомости, если такие проблемы присутствуют.

Последние на сегодня счета – это класс 7 «Доходы и результаты деятельности», класс 8 «Затраты по элементам», и класс 9 «Затраты деятельности». Эти классы счетов, по сути, не проверяются. Нужно проверить только одно – на конец периода эти классы должны быть закрыты. Но закрыты они должны быть правильно, в разрезе аналитик. Проверить это можно с помощью «оборотно-сальдовой ведомости по счету».

 

Напутствие.

 

Уважаемые читатели, надеюсь, что теперь Вы сможете провести внутренний аудит своей бухгалтерии, выявить и справить слабые места до того, как это сделал кто-нибудь другой. Например, внешний аудитор или, не дай Бог, фискальные органы. В этой статье  описана лишь малая часть методик, которые можно применять для внутреннего аудита учетной системы и бухгалтерии. Удачи Вам!