Новости

Мечта главного бухгалтера

 

 

Юрий ХАЛТИН,

генеральный директор ООО "Бизнес Сервис Провайдер",

 

Олег ГОРБЕНКО,

финансовый директор ООО "Бизнес Сервис Провайдер"

 

 

Мечта главного бухгалтера (трехгранность мира автоматизации).

 

            Может ли работа быть в удовольствие? Можете ли Вы тратить меньше нервов, ни о чем не забывать и не обнаруживать в последний момент, что каких-то важных документов Вы не дополучили? Оказывается, можно!

 
 

Добрый день, уважаемые читатели. Кто-то из Вас уже меня знает, а кто-то читает журнал впервые. В сегодняшней статье я хотел бы поговорить о, так называемой, третьей грани программ семейства "1С:Підприємство". То, о чем пойдет речь дальше кажется фантастикой, но это реальность. Приятная реальность!

 

Мой партнер Олег на нашем предприятии заведует отделом, который занимается внедрением бухгалтерского и налогового учета. Этому занятию он посвятил уже более 10 лет. Также имеет опыт работы  бухгалтера и главного бухгалтера.

 

            С его слов, успешность внедрения бухгалтерского и налогового учета на предприятии зависит, от того, насколько глубоко в этом процессе участвует главный бухгалтер. И он всегда старался максимально приблизить главного бухгалтера к процессу внедрения, ведь так его учили.

 

 Долгое время он следовал по этому пути, и не мог понять, почему же главбух не может больше времени уделять данному процессу. А на самом то деле, на предприятиях, где есть отдел бухгалтерии, главный бухгалтер уже не исполняет роль, того главбуха, к которому мы привыкли на малых предприятиях. Там, где только он один и есть и только он и занимается всеми вопросами отдела бухгалтерии.

 

Главбух на средних и крупных предприятиях уже объединяет в себе массу функциональных обязанностей. Среди них наладка учета – это одна из многих его обязанностей. Всем известно, что на внедрение новой системы учета нужна уйма времени со стороны заказчика, а времени, как известно, всегда не хватает.

 

            Так как же сделать внедрение успешным? Как привлечь главного бухгалтера к процессу внедрения, а впоследствии к учету в программе семейства "1С:Підприємство"?

 

            Недавно у нас появился заказчик, в работе с которым у Олега открылись глаза. Причем, благодаря тому, что главный бухгалтер данного предприятия не знал программу, и у нее не было времени на ее освоение. Тем не менее, она хотела уже через пару недель своей работы быть в курсе всех процессов.

 

Заказчику было предложено то, чем мы управляем в нашей компании. И она согласилась. Суть такова: программа должна быть не только системой, которая умеет рассчитывать, учитывать, давать отчеты и т.д., а намного больше. Программа должна стать вашим помощником, тем интеллектуальным мозгом, который оповестит вас о том, что все процессы протекают в нормальном режиме, либо подаст сигнал, что есть отклонения от заданных параметров. И самое интересное, что она может все это сама сформировать, проанализировать и переслать вам на электронную почту. И в таком случае вам не обязательно знать, где какой отчет находится в программе, как его надо настроить, какие кнопки надо нажать, на какой странице своего блокнота Вы записали последовательность нажатия этих кнопок :).

 

Мы пропагандируем совершенно новый подход к программе. Без таблеток и бессонных ночей. Позвольте программе напомнить Вам о сроках сдачи отчетов. Позвольте программе сообщить Вам, хватает ли денежных средств на зарплату. Позвольте программе напомнить, что прошло 5 рабочих дней, а оригиналы документов еще не получены. Все это и не только!

 

Итак, всю автоматизацию я бы объединил в треугольник учета.:

 

- первая грань «учет»

 

- вторая грань – «планирование и бюджетирование»

 

- третья грань – Контроль 1 и 2 грани, как раз то, что вдохновляет меня и Олега.

 

 Теперь, когда есть треугольник, я понимаю, что все можно автоматизировать и учитывать. До этого, человеческий фактор губил любое начинание. Нужно было либо главному бухгалтеру все контролировать, а времени всегда не хватает. Либо нужно назначать человека, а тут как раз и начинает свое воздействие пресловутый человеческий фактор.

 

Как пример, приведу пару крупных внедрений. Там назначался ответственный за внедрение человек со стороны заказчика. Еженедельно между сотрудниками нашей компании и компании заказчика проводились совещания. Через месяц ответственный человек уволился, назначили нового – все пошло по-новой, потом через 1.5 месяца уволился второй ответственный, назначили третьего. Вы понимаете, о чем Я? Это все потеря времени и средств для предприятия. А если бы этим ответственным была сама программа?

 

Например, мы начинаем внедрять новую систему. Человеку поручено завести банковские выписки в новую программу. Мы настраиваем программу таким образом, что руководителю (в данном случае, главному бухгалтеру) и исполнителям присылается на электронную почту ежедневный отчет, сколько документов кем было заведено. Пройдет в таком темпе неделя. А через неделю уже можно показывать всего лишь динамику заведения документов. Следить за тем, чтобы она не падала. Кто-то скажет, а зачем, ведь так просто зайти в программу и посмотреть журнал банковских документов - не просто на самом деле. Просто первый раз зайти, ну второй, потом забываешь и т.д. теряешь контроль. А вообще, зачем заходить, если программа напишет что все идет по плану. Вы и мы можем придумать массу показателей, с помощью которых мы будем совместно с главным бухгалтером контролировать процесс внедрения.

 

Ну что? Вы готовы использовать учетную систему не как калькулятор, только дорогой и навороченный, а как интеллектуальную систему? Тогда сделайте первый шаг, и посмотрите, насколько изменится у вас жизнь в компании. J Это встряска, программа будет вам надоедать, если вы не выполняете бюджет, если по счет-фактуре долго нет оплаты и т.д. и т.п. У нас программа автоматически начисляет человеку штраф, если он не заполнил график учета рабочего времени. При этом руководитель остается хороший, а программа злая. :)

 

Пора заменять надзирателей, пусть все происходит автоматически. А человек если что, всегда вмешается и отрегулирует, но это будет происходить со временем все реже и реже. Это как в справочнике контрагентов прописать ИНН (индивидуальный налоговый номер), вначале много работы, а потом надо прописывать только новым контрагентам.

 

Приведу пример для бухгалтеров. Сейчас мы должны проводить все налоговые накладные от заказчика. Так вот, программу можно таким образом настроить, что она пришлет вам на почту реестр неполученных накладных в разбивке по должникам, потом или одновременно отошлет на почту реестр НН тем фирмам, которые должны их передать. А можно, даже, СМС на мобильный главных бухгалтеров :) Как вам это, бухгалтера? Нравится? То-то же!

 

Большая часть компаний думает о том, что у них процесс автоматизации прошел, и им ничего не надо. Данное утверждение привыкли слышать и наши менеджеры по продажам.

 

У каждого своя точка зрения об автоматизации. Кто-то в программе выписывает счет–фактуры и печатает платежные поручения, и считает, что у него автоматизация прошла. А у кого-то в компании налажен весь процесс введения первичной документации, с отражением их в оперативном и бухгалтерском учете. Были привлечены программисты со стороны, или взят сотрудник в штат, которые доработали программу под нужды предприятия. Дописали дополнительные документы, правило их заведения и прочее. Особенно дописали отчеты, большое количество отчетов. Одним словом на автоматизации не экономили :). 

 

После того как в компании уже есть учет и множество отчетов, которые раскрывают показатели этого учета, компания готова переходить к участку планирования и бюджетирование. Как правило, эти участки ведутся в Excel, и многие не хотят доверять это программе. А порой мы слышим мнение, что семейство "1С:Підприємство" – это только бухгалтерия, и ничего больше!!! Но если есть продвинутые люди на предприятии, то начинается процесс внедрения данного участка. Опять же, множество отчетов, таблиц сравнения и т.д. Многие компании так и бросают все на полпути из-за того, работать становится от этого не проще, а сложнее.

 

Примените третью грань, и вы забудете о головной боли!

 

Удачи Вам в работе!